Kurz gesagt: Die Reporting-Kaskade im Händlernetz, also Zentrale, Land, Region, Betrieb, ist in den meisten Herstellern Handarbeit: ein Foliensatz je Ebene, gebaut aus einer Excel-Datei, ausgeliefert Monate nach der Befragung. Der Weg heraus ist kein Berichtsgenerator, sondern ein anderer Datensatz: einer für das ganze Netz, in dem Land, Region und Betrieb als Merkmale liegen, mit Zugriffsprofilen je Ebene, einer Mindestfallzahl und Exporten, die Filter statt Projekte sind. Dieser Beitrag beschreibt das Muster Schritt für Schritt.
Das Problem hat vier Ebenen
Ein Hersteller mit 400 Betrieben in acht Ländern befragt seine Händler einmal im Jahr und die Endkunden nach jedem Werkstattbesuch laufend. Aus beiden Befragungen wollen vier Ebenen etwas anderes sehen. Die Zentrale will den Ländervergleich und die Treiber. Die Länderorganisation will ihre Regionen nebeneinander und ihren Platz im Ländervergleich. Die Regionalleitung will ihre Betriebe und den Regionsdurchschnitt. Der Betrieb will sich selbst und den Vergleich zur Region, sonst nichts.
In der Excel-Welt entstehen daraus vier Berichtstypen, mal 8 Länder, mal 40 Regionen, mal 400 Betriebe. Wer das einmal gebaut hat, baut es im nächsten Jahr nicht mehr gern, und deshalb bekommt der Betrieb seinen Bericht im März, wenn überhaupt.
Das Muster: ein Datensatz, vier Sichten
Der Kern des Musters ist, dass es nur einen Datensatz gibt und keine Berichte. Jede Ebene bekommt eine Sicht auf denselben Datensatz, die durch einen Filter definiert ist. Fünf Bausteine machen das möglich.
1. Die Hierarchie kommt über den Link in den Datensatz
Jeder Betrieb bekommt seinen eigenen Umfragelink mit Parametern, etwa ?land=at®ion=west&betrieb=4711. DataLion speichert die drei Werte als eigene Variablen zu jeder Antwort. Der Fragebogen fragt nicht danach, und trotzdem liegt die vollständige Hierarchie im Datensatz. Für das Servicefeedback der Endkunden kommt derselbe Betriebsparameter auf den QR-Code der Rechnung; damit liegen Händlersicht und Kundensicht je Betrieb nebeneinander.
Die Linkliste erzeugen Sie einmal aus dem Händlerstamm: eine CSV mit Betriebsnummer, Region und Land, aus der die Links entstehen. Pflegen Sie sie an einer Stelle; ein Betrieb, der die Region wechselt, wechselt sie in der Liste und sonst nirgends.
2. Zugriffsprofile mit festem Filter je Ebene
Ein Zugriffsprofil in DataLion ist eine Sicht auf das Projekt mit einem fest verdrahteten Filter. Das Profil „Region West Österreich“ zeigt das Dashboard vorgefiltert auf Land gleich AT und Region gleich West; der Nutzer kann innerhalb dieser Sicht filtern, aber nicht heraus. Der Filter wirkt serverseitig: Wer die Region nicht sehen darf, bekommt die Daten gar nicht erst geliefert, auch nicht im Export.
Für 40 Regionen brauchen Sie 40 Profile; das ist eine Stunde Arbeit, einmal. Für 400 Betriebe brauchen Sie keine 400 Zugänge, siehe Baustein 4.
3. Eine Mindestfallzahl, die überall gilt
Auf Betriebsebene wird das Servicefeedback schnell dünn: Ein kleiner Betrieb hat im Monat zwölf Antworten, und eine davon ist erkennbar. Legen Sie eine Mindestfallzahl im Projekt fest, und Zellen darunter bleiben in jeder Tabelle und jedem Export leer. Die Regel gilt dann für die Zentrale genauso wie für den Betrieb, und niemand muss sie in einem Bericht von Hand anwenden.
Für die Händlerbefragung selbst gilt die Regel je Region, weil dort der Betrieb aus Anonymitätsgründen meist nicht erfasst wird; siehe den Beitrag zur Händlerzufriedenheit und zum DSI.
4. Der Bericht je Betrieb ist ein Export mit Filter
Die 400 Betriebsberichte sind 400 Exporte desselben Dashboards mit gesetztem Betriebsfilter, als PowerPoint im Markenlayout oder als PDF. Was die Region monatlich verschickt, ist damit ein Klick je Betrieb, kein Projekt. Für Betriebe, die den Bericht laufend sehen sollen, gibt es einen zweiten Weg: einen QR-Code, der genau einen Report über ein Zugriffsprofil öffnet, mit Ablaufdatum und widerrufbar. Der Betrieb braucht dafür keinen eigenen Zugang.
5. Wellen und Zeit liegen im selben Datensatz
Die Händlerbefragung bekommt ein Wellenfeld, das Servicefeedback hat den Zeitstempel ohnehin. Beide Zeitreihen laufen im selben Projekt: der DSI je Region über die Jahre und der CSI je Betrieb über die Wochen. Ob das neue Bonussystem etwas verändert hat, zeigt die Linie in der Welle danach; ob ein Betrieb seit dem Wechsel des Serviceleiters abfällt, zeigt die Wochenlinie im Monat danach.
Acht Länder, acht Sprachen, ein Datensatz
Die Fragetexte legen Sie je Sprache als eigene Umfrage an, mit identischen Variablen; die Datensätze führen Sie für die Auswertung zusammen. Die Bedienelemente des Fragebogens erscheinen automatisch in sechs Sprachen, die Fragetexte selbst übersetzen Sie oder lassen sie per KI-Übersetzung ins Projekt übernehmen. Ein einzelner mehrsprachiger Fragebogen ist derzeit nicht möglich; die Disziplin, in allen Ländern dieselbe Vorlage zu nutzen, ersetzt ihn.
Für die Auswertung übersetzt die KI-Übersetzung das ganze Projekt, also Codebuch, Charts und Berichte, als zusätzliche Sprachebene. Die Länderorganisation in Polen sieht dasselbe Dashboard wie die Zentrale, auf Polnisch, mit demselben Filterprofil.
Absatzdaten daneben legen
Die Frage, ob unzufriedene Händler weniger verkaufen, ist eine Kreuztabelle, sobald die Absatzdaten je Betrieb als zweite Datenquelle im selben Projekt liegen, verbunden über die Betriebsnummer. Die Absatzdaten kommen per Excel, per API oder als geplanter Import aus einer Datenbank. Sie bleiben eine eigene Quelle neben dem Befragungsdatensatz und werden über das Merkmal verknüpft; Personen spielen bei der Verknüpfung keine Rolle.
Wo das Muster in der Praxis hakt
- Parameter-Hygiene. Ein Betrieb, dessen Link „Region=west“ trägt, während die Liste „West“ sagt, landet in einer eigenen Region. Legen Sie die Schreibweise fest und erzeugen Sie die Links aus einer Datei.
- Der Betriebsstamm ändert sich. Betriebe werden verkauft, zusammengelegt, wechseln die Region. Die Linkliste braucht einen Eigentümer und einen Termin, an dem sie vor jeder Welle abgeglichen wird.
- Zu viele Profile. Wer je Betrieb ein Zugriffsprofil anlegt, pflegt 400 Profile. Betriebe bekommen Exporte oder QR-Reports, Profile bekommen Regionen und Länder.
- Die Mindestfallzahl wird im Bericht umgangen. Wenn die Regel nur im Dashboard greift und nicht im Export, wandert die Zelle mit einer Antwort trotzdem in die Folie. Die Regel gehört ins Projekt.
- Zwei Wahrheiten. Solange die Zentrale ihre Kennzahl in Excel weiterrechnet, gibt es zwei DSI-Werte. Der Index gehört als berechnete Kennzahl in den Datensatz.
Nächster Schritt
Beginnen Sie mit dem Servicefeedback der Endkunden, weil es laufend Daten liefert und den Betriebsparameter ohnehin braucht: Vorlage Servicefeedback Werkstatt. Legen Sie die Linkliste aus dem Händlerstamm an, setzen Sie die Mindestfallzahl und bauen Sie die Zugriffsprofile für die Regionen. Die Händlerbefragung kommt in der nächsten Welle in dasselbe Projekt: Vorlage Händlerzufriedenheit. Das Gesamtbild zeigt die Seite Händlerbefragung und Servicefeedback für Vertriebsnetze.