Schulungsbedarf ermitteln

Bedarfserhebung vor der Weiterbildungsplanung: Wo fehlen Kompetenzen, welche Themen sind dringend, und welche Formate passen in den Arbeitsalltag?

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Schulungsbedarf ermitteln – Fragebogen-Vorschau

Weiterbildungsbudgets verpuffen selten, weil die Schulungen schlecht sind, sondern weil sie am Bedarf vorbeigehen. Diese Vorlage erhebt den Bedarf, bevor geplant wird: Wo klafft eine Lücke zwischen dem, was die Aufgabe verlangt, und dem, was vorhanden ist? Welche Themen sind nicht nur wünschenswert, sondern dringend? Und welche Formate lassen sich überhaupt in den Arbeitsalltag einbauen – denn das beste Seminar nützt nichts, wenn niemand zwei Tage am Stück freinehmen kann. Die Priorisierungsfrage zwingt dabei zu einer Rangfolge statt zu einer Wunschliste, auf der alles wichtig ist.

Wann sollten Sie diese Vorlage einsetzen?

Diese Vorlage eignet sich besonders für:

Sie planen das Weiterbildungsbudget für das kommende Jahr und wollen es begründen können
Bisherige Angebote werden schlecht angenommen und Sie wissen nicht, woran es liegt
Neue Werkzeuge oder Prozesse wurden eingeführt und der Qualifizierungsstand ist unklar
Sie wollen Bedarfe zwischen Abteilungen vergleichen statt einzeln zu sammeln
Vor einer Ausschreibung an Trainingsanbieter, um den Bedarf präzise beschreiben zu können

Alle Fragen dieser Vorlage

1

In welchem Bereich arbeiten Sie?

Wird nur für die Auswertung nach Bereichen genutzt.

Einfachauswahl
- Vertrieb / Kundenbetreuung
- Marketing / Kommunikation
- Produktion / Technik
- IT
- Verwaltung / Finanzen / HR
- Sonstiges
2

Haben Sie Führungsverantwortung?

Einfachauswahl
- Ja
- Nein

Wie gut fühlen Sie sich in diesen Bereichen für Ihre Aufgaben gerüstet? *

Es geht um die Lücke zwischen dem, was die Aufgabe verlangt, und dem, was vorhanden ist.

Matrix

	Deutliche Lücke	Spürbare Lücke	Weitgehend ausreichend	Vollständig ausreichend
Fachliche Kenntnisse für meine Kernaufgaben
Digitale Werkzeuge und Software im Alltag
Umgang mit Daten und Auswertungen
KI-Werkzeuge im Arbeitsalltag
Kommunikation und Gesprächsführung

4

Welche Themen sind für Ihre Arbeit am dringendsten?

Bitte in eine Reihenfolge bringen – das wichtigste Thema zuerst.

Ranking
- 1Fachliche Vertiefung im eigenen Gebiet
- 2Digitale Werkzeuge und Software
- 3Datenanalyse und Auswertung
- 4KI im Arbeitsalltag
- 5Kommunikation und Konfliktlösung
- 6Führung und Zusammenarbeit
5

Welche Formate passen für Sie in den Arbeitsalltag?

Mehrfachnennung möglich.

Mehrfachauswahl
- Halbtägiger Präsenz-Workshop
- Mehrtägiges Seminar
- Online-Seminar (live, 1–2 Stunden)
- Selbstlernkurs, zeitlich frei einteilbar
- Kurze Lerneinheiten von 10–15 Minuten
- Begleitung durch erfahrene Kolleg:innen
6

Was hat Sie bisher davon abgehalten, Weiterbildungsangebote zu nutzen?

Mehrfachnennung möglich.

Mehrfachauswahl
- Keine Zeit neben dem Tagesgeschäft
- Angebote passten inhaltlich nicht
- Ich wusste nicht, was angeboten wird
- Termine waren ungünstig
- Anfahrt zu aufwendig
- Unklar, ob mein Bereich das Budget trägt
7

Wie viel Zeit könnten Sie realistisch pro Quartal für Weiterbildung aufwenden?

Einfachauswahl
- Weniger als einen halben Tag
- Etwa einen halben Tag
- Ein bis zwei Tage
- Mehr als zwei Tage
8

Welches konkrete Thema würde Ihnen in der Arbeit am meisten helfen?

Je konkreter, desto besser lässt sich ein passendes Angebot finden.

Freitext
9

Gibt es Kenntnisse im Team, die weitergegeben werden sollten?

Manchmal liegt die Lösung intern – hier können Sie darauf hinweisen.

Freitext

Häufige Fragen

Sollte die Befragung anonym sein?

Ja, und das ist hier wichtiger als es scheint. Wer eine Wissenslücke einräumt, offenbart etwas Angreifbares – bei zuordenbaren Antworten werden Lücken systematisch untertrieben, und genau die dringendsten Bedarfe verschwinden aus den Daten. Erheben Sie stattdessen Abteilung und Rolle als Gruppenmerkmale, das reicht für die Planung. Halten Sie dabei Mindestgruppengrößen ein: In einem Team von drei Personen ist „Abteilung“ kein anonymes Merkmal mehr.

Wie unterscheidet sich das von einer Mitarbeiterbeurteilung?

Grundlegend – und die Trennung ist entscheidend. Eine Beurteilung bewertet eine Person und muss zuordenbar sein. Eine Bedarfserhebung sammelt Informationen für die Planung und muss anonym sein, damit sie ehrlich ausfällt. Wer beides in einen Bogen packt, bekommt weder das eine noch das andere: Die Beurteilung wird unbrauchbar, weil anonym, und die Bedarfe werden geschönt, weil sie in die Personalakte könnten.

Warum eine Priorisierungsfrage statt einfach alles abzufragen?

Weil bei einer offenen Themenliste erfahrungsgemäß fast alles als „wichtig“ markiert wird – das Ergebnis ist eine Rangliste ohne Rangfolge. Die Ranking-Frage erzwingt eine Entscheidung zwischen den Themen und liefert damit genau das, was ein begrenztes Budget braucht. Für eine schärfere Priorisierung bei vielen Themen ist MaxDiff das passendere Verfahren.

Wie oft sollte der Bedarf erhoben werden?

Jährlich im Vorfeld der Budgetplanung ist der übliche Rhythmus. Häufiger lohnt sich nur, wenn sich Werkzeuge oder Aufgaben schnell ändern – dann eher als kurze Zusatzbefragung zu einem konkreten Anlass. Wenn Sie die Erhebung jährlich mit gleichem Fragebogen wiederholen, sehen Sie zusätzlich, ob die Maßnahmen des Vorjahres die Lücken tatsächlich geschlossen haben.

Was fange ich mit den Ergebnissen an?

Drei Auswertungen tragen die Planung: die Themenrangfolge insgesamt (was zuerst), der Vergleich zwischen Abteilungen (wer braucht was) und die Formatpräferenz (wie anbieten). Besonders aufschlussreich ist die Kreuzung von Dringlichkeit und Kompetenzlücke – Themen, die in beidem hoch liegen, sind die eigentlichen Kandidaten. Und die Hürden-Frage erklärt oft, warum bestehende Angebote nicht angenommen wurden.

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